Planificación de eventos: los secretos (no tan secretos) de ofrecer excelentes recuerdos.

By marzo 8, 2019Blog
Event planning

Un momento memorable. Ese es el objetivo al planear un evento ¿verdad? Una de las áreas de comunicación de Sherlock, agencia de relaciones públicas, es brindar momentos extraordinarios a nuestros clientes a lo largo de un evento. Sin embargo, planificar un evento no es una tarea fácil, incluso para nosotros. Por lo tanto, aquí hay 5 consejos que ayudarán mucho a la hora de darle excelentes resultados a sus clientes:

1. Entender las necesidades del cliente

Comprender quién es su cliente, cuáles son sus preferencias y qué quiere lograr debe ser el punto de partida. Para hacerlo, escúchelo, ya que probablemente ya tenga algunas ideas que se pueden mejorar y adaptar. Además, es importante dar al cliente algunos comentarios sobre las cosas que están planeando. ¿Cuál es el tema del evento? ¿Quién va a ser invitado? ¿Qué quieren lograr con eso? Todas estas preguntas deben ser respondidas adecuadamente antes de seguir adelante. Marque los objetivos principales del evento y vaya desde allí, siempre ponga en primer lugar el interés superior del cliente, pero sea honesto con ellos, porque usted, por supuesto, es el experto en el tema. Una vez que haya comprendido todas las expectativas y objetivos del cliente, es hora de hablar de dinero.

2. Asegúrese de establecer un presupuesto y ceñirse a él

Antes que nada, defina con el cliente cuánto se debe invertir en el evento.

Establecer el presupuesto disponible para organizar el evento es un paso clave y lo guiará en todas las decisiones. Investigue algunos de los costos en los que es probable que incurra en el proceso como el lugar, el catering, la decoración para cada lugar específico, música e iluminación, etc. Cada uno de estos elementos está relacionado con el tipo de evento que su cliente desea y recuerde: que algo se salga del presupuesto puede pasar, pero si la situación es repetitiva puede llegar a ser un riesgo que puede afectar su credibilidad.

3. Haga un plan

Con el presupuesto listo y todas las necesidades del cliente bien entendidas, el siguiente paso: es construir el plan de su proyecto. Esta es la fase de toma de decisiones, cada decisión que tome tendrá diferentes impactos en su evento.

Elegir la mejor fecha es tu tarea número uno. Preste atención a los feriados, ocasiones especiales y otros eventos del sector con el que está trabajando. Es importante asegurarse de que su evento se cruce con otros eventos importantes.

La segunda tarea será elegir el mejor lugar de acuerdo con el tipo de evento que su cliente planea tener. ¿Es una cena, un cóctel, un brunch, un taller o simplemente una presentación? A veces, el mejor lugar es el más sencillo, por ejemplo, la oficina del cliente o la sala de conferencias de un hotel de lujo, solo tenga en cuenta que todo depende del presupuesto y los objetivos planteados.

Siempre es bueno darles más opciones para que ellos puedan elegir.

Con una fecha, lugar y tema establecidos, deberá comenzar a buscar catering, decoración, fotografía / video y música / iluminación para encontrar una propuesta que se ajuste a su presupuesto. El mejor enfoque aquí es trabajar con alguien con quien esté familiarizado, ya que siempre es una buena estrategia para garantizar la calidad y los buenos precios.

Después de eso, no olvide configurar la lista de invitados, revisar las oportunidades com la prensa (estimar las invitaciones y los costos de seguimiento de RSVP). Recuerde hacer un documento de minuto a minuto, tanto para la producción, como para el día del evento.

4. Ve a lo grande o tira la casa por la ventana

No, no significa gastar más dinero que el plan o presupuesto aprobado. Significa ofrecer los servicios de calidad que puede encontrar dentro de las posibilidades de sus clientes. Tenga en cuenta que mantenerse dentro del presupuesto original es uno de sus mejores indicadores de rendimiento, y de este modo ganará la confianza de su cliente. Cualquier tipo de evento puede ser elegante, agradable e impecable, desde un pequeño brunch con aperitivos y bebidas hasta una cena elegante. El presupuesto nunca debe ser una restricción para realizar el mejor evento.

Negocie las mejores condiciones con sus proveedores de c y busque descuentos, use el dinero de la mejor manera posible, sea creativo, innovador e ingenioso. Estas son estrategias clave para tener un evento exitoso y complacer al cliente.

5. No deje nada para el último minuto

Hay una razón por la que cada planificador de eventos debe ser organizado para ofrecer un evento exitoso. Por supuesto, nuevas ideas aparecerán en el camino, pero es necesario revisar si de verdad son adecuadas o descartarlas en el acto, ya que las ideas de último momento tienen la costumbre de seguir apareciendo.

Dejar las cosas para el final no siempre da suficiente tiempo para resolverlas los inconvenientes de última hora.  Los eventos a menudo tienen imprevistos, por lo que la preparación avanzada es indispensable para garantizar el éxito con el cliente.

Recientemente, nuestra agencia de relaciones públicas se ha asociado con Indeed, el sitio web número uno para empleos y uno de nuestros clientes, para promocionar el evento de premiación a las 10 mejores empresas para trabajar en el comercio minorista. Best Place to Work para comercio minorista» fue el primer evento de Indeed para reconocer a los representantes de RRHH del sector y fue un éxito rotundo.

Las compañías premiadas, nominadas por sus empleados actuales y exempleados en función de la reputación, los salarios, los beneficios y las oportunidades de crecimiento profesional, se sintieron muy complacidas de ser reconocidas por su arduo trabajo e inversiones durante una noche de cócteles excepcional (y muy entretenida).

Estos son algunos consejos para ayudarlos en la planificación de eventos y ofrecer a sus clientes la gran experiencia que están buscando.

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