RP para eventos: como fazer e obter o máximo de resultados

Se você está em dúvida sobre a contratação de uma assessoria de imprensa para o seu evento, preparamos alguns dados que podem te ajudar nessa decisão. De acordo com uma pesquisa da Eventbrite, 85% dos organizadores de eventos acreditam que o PR e a cobertura da mídia são essenciais para o sucesso do evento.

Outro estudo da International Association of Business Communicators constatou que os eventos que receberam cobertura da mídia geraram 36% mais receita do que aqueles que não receberam.

Uma campanha de PR bem executada pode aumentar a participação, aumentar o reconhecimento da marca e gerar buzz em torno do evento. Essas campanhas geralmente incluem as seguintes estratégias:

• Divulgação do evento para veículos de comunicação
• Garantia de cobertura da mídia em publicações relevantes
• Criação de press releases e media kits
• Alavancagem nas mídias sociais e parcerias com influenciadores
• E mais

Aqui estão alguns dos principais benefícios das relações públicas para eventos:

• Aumento do conhecimento da marca (brand awareness)
• Oportunidades de networking
• Engajamento de clientes
• Oportunidades de vendas
• Oportunidade de pesquisa de mercado

Além de aumentar o atendimento e a receita, o PR também pode ajudar a estabelecer credibilidade e construir relacionamentos com a mídia, levando a futuras oportunidades de cobertura e parcerias.

Nós não vamos mentir para você – não há uma receita rápida para o sucesso. Mas há alguns itens que não devem ser esquecidos. Confira algumas dicas básicas sobre como fazer PR para um evento e evitar erros de novato:

Um profissional de PR deve saber tudo sobre sua empresa antes de planejar um evento. Recomendamos reunir todas as informações possíveis que a imprensa possa solicitar, incluindo:

• Qual é a declaração de missão da empresa?
• Há quanto tempo ela existe?
• Qual é a relação da empresa com grupos minoritários?
• Qual é o objetivo do evento?
• Quem é o porta-voz da empresa?

As respostas a essas perguntas vão orientar a estratégia de mídia e as entrevistas subsequentes.

Também aconselhamos que você reserve um tempo para estudar o tema do evento e se familiarizar com seus elementos principais. Você não precisa se tornar um especialista como seu porta-voz, mas pode ser chamado para responder a perguntas mais gerais enquanto conversa com a mídia.

Escreva um pitch apelativo demonstrando a relevância do evento e fornecendo informações importantes para a imprensa, como o nome, data e horário. Se o evento estiver vinculado a uma data especial, isso também pode valer a pena mencionar.

Aqui estão alguns exemplos de estratégias pré-evento para uma campanha de PR:

Comece cedo

Dê a si mesmo tempo suficiente para planejar e executar uma campanha de PR compreensível para o seu evento. Idealmente, você deve começar com pelo menos 3 a 6 meses de antecedência.

Identifique seu público-alvo

Como tudo nas relações públicas, você precisa saber quem pretende alcançar. Estabeleça quem você deseja que participe do seu evento e adapte seus esforços de PR a esse público. Isso ajudará você a escolher os canais e as mensagens mais eficazes para alcançá-los e interagir com eles.

Desenvolva um forte kit de PR para o evento

No dia do evento, vale presentear os jornalistas participantes com um press kit. Não existe uma fórmula para isso, mas geralmente incluem um press release e/ou um folder com informações sobre os palestrantes, produtos e/ou marcas que serão apresentados no evento.

Todas as informações que um jornalista possa solicitar devem ser incluídas no press kit.

Discuta com seu cliente a possibilidade de incluir um brinde legal para jornalistas no press kit, junto com o press release ou folder informativo. Não estamos dizendo que isso é obrigatório, nem que você deva gastar muito dinheiro. O presente deve lembrá-los do evento e do cliente. 

Por exemplo, se você estiver participando de um evento para uma nova marca de ração para cães, um bichinho de pelúcia da marca pode ser o ideal. Você também pode considerar dar um presente inovador e que possa ser usado no dia a dia – quanto mais os jornalistas virem seu presente de marca, mais eles se lembrarão do cliente.

Você quer que eles solicitem seu cliente para entrevistas posteriores, isso será mais provável se eles possuírem um lembrete de sua marca.

Aqui está uma lista do que seu press kit deve incluir:

• Press release
• Ficha técnica do evento
• Fotos e vídeos em alta resolução
• Qualquer outra informação relevante sobre o seu evento

Isso tornará mais fácil para os jornalistas e os influenciadores cobrirem seu evento.

Alavanque as mídias sociais

A internet é uma ótima maneira de alcançar seu público e não deve ser negligenciada. Use as plataformas de mídias sociais para promover seu evento, compartilhar atualizações, engajar-se com participantes em potencial e criar uma campanha de mídias sociais em torno do evento, usando hashtags e segmentando públicos relevantes para gerar buzz e empolgação.

Trabalhe com influenciadores

Identifique os principais influenciadores em seu setor ou nicho e colabore com eles para promover seu evento. Isso pode significar organizar encontros pré-eventos ou ainda oferecer acesso exclusivo ao evento.

Organize uma coletiva de imprensa

Considere organizar uma coletiva de imprensa antes do evento, para gerar cobertura da mídia e gerar interesse. Esta pode ser uma oportunidade para compartilhar detalhes importantes sobre o evento e responder perguntas dos jornalistas.

Faça o acompanhamento dos participantes

Essa dica pode parecer óbvia, mas muitos a negligenciam no dia do evento. Certifique-se de acompanhar os participantes, porque cerca de 20% a 50% dos jornalistas que confirmam presença tendem a desistir no último minuto.

Uma boa dica é deixar uma lista de participantes com o anfitrião do evento na porta, ou ficar lá você mesmo – com ou sem seus colegas – para receber aqueles que chegam.

Dessa forma, você não só terá o nome e a empresa de todos os participantes, como também, após o evento, saberá com certeza quem contatar para falar sobre a cobertura.

Faça com que jornalistas e convidados se sintam bem-vindos

Pode parecer óbvio, mas interagir cuidadosamente com a mídia e outros convidados te ajudará a gerar maior interesse pela marca na mídia e online.

Torne o evento inesquecível para todos os presentes, e passe um tempo com cada convidado para tirar suas dúvidas.

Verifique se há crises e resolva-as antes que ocorram

Nem tudo são rosas. Ao identificar e resolver possíveis crises antes de um evento, os organizadores podem ajudar a garantir a segurança dos participantes, proteger a reputação da organização, economizar tempo e recursos e garantir o sucesso do evento.

Nenhuma parte de um evento deve ser ignorada. Acreditamos que a etapa pós-evento é tão importante quanto o próprio evento, senão mais. Após o evento, entre em contato com os participantes e peça feedback. Isso pode ajudá-lo a identificar áreas de melhoria e coletar depoimentos que podem ser usados em futuros esforços de RP.

É importante planejar as etapas pré e pós-evento com antecedência, para garantir uma cobertura de mídia de alta qualidade e quantidade.

Após o evento, continue monitorando sua repercussão, acompanhe a cobertura gerada por ele e atenda a todos os pedidos de jornalistas e influenciadores que compareceram e receberam seu press kit.

Percebemos que os eventos estão desempenhando um papel cada vez mais importante nas relações com a mídia.

Os eventos devem agregar valor e os profissionais de PR devem ser capazes de apresentar o que o cliente deseja apresentar, tornando toda a experiência inesquecível – estar presente para os jornalistas e influenciadores e resolver seus problemas antes, durante e depois.

Esperamos ter apresentado adequadamente os fundamentos das RPs para eventos aqui. Lembre-se: o principal papel dos agentes de PR é maximizar o impacto, capitalizando os relacionamentos tanto comerciais quanto institucionalmente. Por isso, os eventos são uma necessidade estratégica na comunicação corporativa.

Esta publicação faz parte do nosso guia rápido de PR. Confira o blog ou siga as redes sociais (@sherlockcomms) para conhecer e ler novos conteúdos escritos por nossa equipe.