Planejamento de eventos – os segredos (não tão secretos) de oferecer lembranças incríveis

Entender quem é o seu cliente, quais suas preferências e o que desejam alcançar com o evento deve ser o ponto de partida. Para tanto, a primeira coisa a se fazer é escutar, seu cliente com certeza já tem algumas ideias que podem ser aprimoradas e adaptadas. Além disso, é importante dar um feedback ao cliente sobre o que planejam. Qual o tema do evento? Quem será convidado? O que querem conquistar com o evento? Todas essas questões devem ser respondidas apropriadamente antes de seguir em frente. Defina os principais objetivos do evento como ponto de partida e priorize o interesse do cliente, mas seja honesto com eles, pois afinal, você é o expert no assunto. Uma vez que tenha entendido todas as expectativas e objetivos do cliente, é hora de falar sobre orçamento.

Antes de qualquer coisa, defina com o seu cliente o valor a ser investido no evento. Determinar qual o orçamento disponível para organizar o evento é essencial e vai guiá-lo em todas as decisões. Faça uma pesquisa dos gastos padrões que você terá durante a organização: local/espaço do evento, buffet, decoração, música e iluminação, entre outros. Cada um desses itens está relacionado ao tipo de evento que o seu cliente deseja, e lembre-se: apresentar algo um pouco acima do budget é aceitável, mas ultrapassá-lo é um risco que pode custar sua credibilidade.

Com o orçamento definido e todos os interesses do cliente propriamente entendidos, siga em frente: comece a construir o plano do seu projeto. Essa é a fase das decisões, toda escolha que você fizer irá impactar o seu evento em diferentes maneiras.

Sua tarefa número um é escolher a melhor data para o evento. Preste atenção nos feriados, ocasiões e datas especiais e em outros eventos do setor que esteja trabalhando. É importante assegurar que o seu evento não esteja competindo com outra ocasião. O segundo passo é escolher o local mais adequado de acordo com o tipo de evento que deseja realizar. É um jantar, um coquetel, um brunch, um workshop ou apenas uma apresentação? Muitas vezes o melhor local para o evento é o mais simples: o próprio escritório do cliente. Em outras vezes, pode ser o salão de um hotel sofisticado. Tenha em mente que tudo dependerá do orçamento e objetivos do seu cliente. Por isso, planeje algumas opções para que eles possam escolher.

Com a data, o tema e o local definidos, é hora de contatar as equipes de buffet, decoração, fotografia e vídeo e música e iluminação, para encontrar àqueles que se adequam melhor ao seu orçamento. A melhor abordagem aqui é trabalhar com fornecedores que você já conhece, pois é sempre a melhor estratégia para assegurar a qualidade dos serviços e bons preços.

Depois disso, não esqueça de elaborar a lista de convidados e apresentar oportunidades de imprensa (estime os gastos com follow ups e RSVPs). Lembre-se de organizar dois cronogramas, um para o andamento da produção do evento e um para os acontecimentos do grande dia.

Não, isso não significa gastar além do orçamento aprovado ou sair do planejamento. Significa oferecer a melhor qualidade de serviços possível dentro das possibilidades do seu cliente. Tenha em mente que manter-se dentro do orçamento é um dos grandes indicadores de performance, principalmente de confiança e eficiência. Qualquer tipo de evento pode ser elegante, agradável e perfeito, desde um brunch mais intimista com alguns aperitivos e drinks, à um jantar extravagante. O orçamento não deve ser um empecilho para promover o melhor dos eventos.

Negocie as melhores condições com os seus fornecedores de confiança e procure por descontos, use todo o orçamento da melhor forma possível, seja criativo, inovador e use bem seus recursos. Essas são as principais táticas para ter um evento de sucesso e agradar seu cliente.

Existe uma razão porquê todo organizador de evento tem um planejamento: ser organizado é fundamental para entregar um evento de sucesso. É claro que novas ideias irão surgir ao longo do caminho, mas você precisa analisa-las e decidir imediatamente se são ideias que valem a pena serem incorporadas ou descarta-las de vez. Mudanças de última hora tendem a causar mais problemas do que resolver, pois dificilmente será possível resolvê-las caso algo dê errado. Eventos dificilmente ocorrem como o esperado, sem nenhum percalço, portanto o planejamento prévio realmente é a solução mais segura para resolver qualquer adversidade que apareça.

Recentemente, nossa agência de RP fez parceria com o Indeed, site número um de empregos e um de nossos clientes, para promover o evento que premia as 10 Melhores Empresas para se Trabalhar no Varejo. O evento foi o primeiro realizado pelo Indeed para reconhecer os representantes de RH do setor e foi um grande sucesso.

As empresas premiadas, ranqueadas por seus ex-funcionários e funcionários nas categorias de reputação da empresa, salários, benefícios e oportunidades e planos de carreira, ficaram extremamente satisfeitas com o reconhecimento de seu trabalho e investimento durante um coquetel marcante (e muito agradável).

Essas foram as dicas para ajudar você durante o planejamento de eventos para que possa oferecer ao seu cliente a grande experiência que ele deseja.